طريقة كتابة ايميل احترافي للمراسلة داخل الشركات
هنتكلم النهاردة عن القواعد العامة لكتابة أي إيميل وهي:
1- استخدام إيميل رسمي
أول قاعدة لإرسال الإيميل هي إنك تستخدم إيميل محترف مينفعش تستخدم إيميل في اسم الدلع أو اسم ميدلش على شخصك
عشان كده أفضل إيميل ليك هو اللي بيتكون من اسمك ولقب العيلة
2- عنوان الإيميل (Subject)
القاعدة التانية هي عدم إرسال أي إيميل من غير عنوان ليه
لازم تكتب عنوان مختصر ومعبر عن الهدف من الإيميل سواء التقديم لوظيفة أو تذكير باجتماع أو أي موضوع تاني
3- كتابة اسم المرسل إليه بشكل صحيح
من غير المقبول إنك تبعت إيميل لأي شخص سواء زميل أو عميل أو مسئول بخطأ في اسمه
لإن ده هيدي انطباع عير محترف عنك
عشان كده لازم تتأكد من كتابة الاسم بشكل صحيح
ولو بتبعت لأحد الأشخاص لأول مرة ممكن تتأكد من اسمه من خلال موقع الشركة اللي بيشتغل فيها
ولو هتبعت لسيدة أو بنت يفضل تتعامل بألقاب مهنية زي دكتورة أو مهندسة أو أستاذة بدل مدام أو آنسة
4- استخدام تحية مناسبة
لو بتبعت إيميل لأحد زملائك في الشغل فممكن تستخدم تحية غير رسمية زي هاي
لكن ده طبعا غير لائق مع العملاء أو المسئولين أو مع حد مابيربطكش بيه علاقه عالمستوى الشخصي
عشان كده يفضل تستخدم تحية رسمية زي صباح الخير أو مساء الخير أو تحية طيبة
5- كتابة مقدمة للإيميل
يفضل في بداية الإيميل كتابة جملة واحدة عن محتوى الإيميل والغرض منه
ولو بتبعت إيميل لشخص متعاملتش معاه قبل كده يبقى يفضل إنك تبدأ الإيميل بتعريف نفسك
والشركة أو المؤسسة اللي بتشتغل معاها وملخص عن الهدف من تواصلك معاه بالإيميل
6- الاختصار قدر الإمكان
الإيميل وسيلة من وسائل التواصل اللي بتستخدم غالبًا في نطاق مهني
عشان كده من الافضل إنك تكون مختصر قدر الإمكان
وتوضح للمرسل إليه الغرض من مراسلته بوضوح واختصار
وإيه الفعل الي إنت طالب منه إنه يعمله زي يحدد معاد أو يوضح معلومات
وكل ده بشكل مختصر وواضح
7- التنظيم
يفضل أن يكون الإيميل منظمًا ومرتبًا يسهل قراءته
فإذا كان الإيميل يضم العديد من الفقرات يفضل ترك مساحة فراغ بين كل فقرة وأخرى ليسهل قراءته
ولو بيتكون من مجموعة نقط يفضل إنه يتم ترقيمهم ده هيبقى أوضح ومريح للعين أكتر
8- استخدام نوع خط مناسب
في أنواع الخطوط بيكون من الصعب قراءتها وخاصة عند استخدام الموبايل
عشان كده يفضل تستخدم نوع خط بسيط وواضح وحجم متوسط وبلون أسود
وممكن استخدام الخط العريض Bold لبعض الكلمات اللي عاوز يتم التركيز عليها
9- المرفقات
لو هتضيف أي مرفق للإيميل يبقى لازم تتأكد إنه اترفع بالفعل
كمان لو حجمه كبير يفضل إنك تضغطه باستخدام أي برنامج لضغط الملفات
10- خاتمة للإيميل
وبيكتب فيها نتطلع لردكم أو للتواصل معكم قريبًا وبعدها أطيب التحيات وتوقيعك
وبكده خلصنا القواعد العامة لكتابة الإيميلات ودلوقتي لازم تعرف ما لا يجب فعله عند كتابة إيميل رسمي
? كتابة أكثر من علامة تعجب واستفهام
? وجود أخطاء نحوية أو لغوية
? استخدام خط كتابة كبير
? استخدام الألوان في الكتابة
? استخدام الرسوم التعبيرية (إيموجي)
? الإشارة إلى وجود مرفق دون إرفاقه
? طلب إرسال الرد على إيميل أو بريد إلكتروني آخر
? عدم كتابة عنوان للإيميل
? إرسال رسالة فارغة من أي محتوى كتابي
? الإطالة بلا داعي في المحتوى
? عدم كتابة تحية وخاتمة للإيميل
كتابة ايميل
كتابة بريد الكتروني
المراسلة داخل الشركة
وظائف
وظيفة