وظيفة مدير مكتب في شركة دي إتش إل بالمنطقة الشرقية دوام كامل

تعلن شركة دي أتش إل (DHL) عن توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة البكالوريوس، للعمل في المنطقة الشرقية (الخبر) وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

­- مدير مكتب (Office Manager).

الشروط:

1- حاصل على درجة البكالوريوس.
2- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في منصب مساعد تنفيذي أو إدارة مكتبية لدعم القيادة العليا.
3- خبرة في التعامل مع المعلومات السرية وإدارة مهام/فعاليات المكتب.
4- مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغتين العربية والإنجليزية ضرورية.
5- إلمام بأدوات إدارة التقويم ومنصات حجز السفر.
6- مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية مع القدرة على التعامل مع أولويات متعددة تحت الضغط.
7- مهارات ممتازة في التخطيط للفعاليات والاجتماعات والجداول التنفيذية.

المسؤوليات الرئيسية:

1- أداء مهام المساعد التنفيذي العام، بما في ذلك كتابة وتطوير وتنسيق وتنسيق العروض التقديمية (باوربوينت)، والمراسلات (وورد)، وجداول البيانات (إكسل)، والتأكد من تقديمها باحترافية عالية.
2- مراجعة جميع مراسلات مدير الدولة، وصياغة الردود أو اتخاذ الإجراءات المناسبة.
3- تنظيم وتحضير وجبات الغداء والاجتماعات والفعاليات حسب الحاجة، بما في ذلك مؤتمرات الموظفين، وفعاليات العلاقات العامة، وغيرها، بما في ذلك إدارة السفر والإقامة.
4- حضور اجتماعات الإدارة الأسبوعية وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الحاضرين لاتخاذ الإجراءات المناسبة ومتابعتها.
5- إدارة مذكرات مدير الدولة والتأكد من عقد جميع الاجتماعات وفقًا للخطة.
6- أداء مهام المكتب العامة، بما في ذلك صيانة أنظمة الملفات الخاصة بمدير الدولة وفريق الإدارة العليا لتسهيل استرجاعها وتنظيمها بشكل منهجي.
7- إدارة هواتف فريق الإدارة العليا، وتلقي الرسائل والرد على الاستفسارات حسب الحاجة، لتمكين جميع المتصلين من التواصل في حال غياب أي عضو من فريق الإدارة العليا. مسؤول عن جدولة وإدارة جدول الفعاليات، وبرامج الموظفين، والجولات التعريفية، وغيرها.
8- تنسيق وإعداد التقرير الشهري وحزمة الإحاطة مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
9- تنسيق تتبع الإجازات لفريق الإدارة العليا، والتأكد من إكمال الأنظمة واعتمادها بدقة.
10- تقديم الدعم الإداري والتنفيذي لكبار المديرين/مديري الشركات في المنطقة الذين يزورون الدولة.
11- لعب دور أساسي في دعم فريق التسويق للفعاليات، بما في ذلك تنظيمها والتنسيق مع العملاء.
12- جهة اتصال للعملاء والتنسيق مع الموردين. متواجد في الفعاليات لاستقبال كبار العملاء ودعمهم في التنسيق.
13- تقديم الدعم في الفعاليات المنظمة محليًا، والاجتماعات الوظيفية، والفعاليات، وغيرها.
14- تقديم الدعم لفريق الموارد البشرية لفعاليات الموظفين المرتبطة بجولات فريق الإدارة العليا. التنسيق مع الموردين، والتعامل مع استفسارات العملاء، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها يوم الفعالية لضمان سيرها بسلاسة. التنسيق مع قسم الموارد البشرية والأقسام الأخرى للحصول على الموافقات.
15- تقديم الدعم لتنسيق ترتيبات السفر/الفنادق للفعاليات.
16- معالجة شكاوى العملاء المُحالة إلى مدير الفرع.
17- التنسيق والمتابعة مع قسم خدمة العملاء، والعمليات، والمبيعات. ضمان تقديم الملاحظات المناسبة للعملاء.
18- مشروع المستودعات: تصميم العملية، وتخطيطها، وتنفيذها، وتنسيقها، وإدارتها، والحفاظ على المخزون وتجديده، وفحص المخزون لتحديد مستوياته، ومراقبة التكاليف، وحفظ السجلات والملفات.
19- مساعد مكتب: توزيع المسؤوليات والمهام، وإدارة الأداء، والتدريب والتطوير، والجدولة، والتدريب.
20- قاعات الاجتماعات: وضع المعايير والسياسات، والجدولة، وعمليات نظام الحجز، والتنسيق.
21- إدارة وجدولة خدمة نقل الموظفين.

نبذة عن الشركة:

– دي إتش إل (DHL) أكبر شركة عالمية بالعالم في مجال التوصيل السريع عبر الحدود،‏ تم تأسيسها عام 1969م لتسليم المستندات بين سان فرانسيسكو وهونولولو، وفي عام 2001 وصلت حصة البريد الألماني في الشركة إلى حصة الأغلبية وتم امتلاكها بالكامل عام 2020م، يقع مقرها الرئيسي حالياً في بون (ألمانيا)، وهي الآن نشطة في أكثر من 220 دولة ومنطقة حول العالم.

طريقة التقديم علي وظائف شركة دي إتش إل:

من هنا