وظيفة سكرتير تنفيذي أول في جامعة الملك عبدالله للعلوم بثول دوام كامل

وظائف جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية بثول

تعلن جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية وظائف لحملة الثانوية العامة فأعلي مع الخبرة بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي أول Senior Executive Secretary، وذلك للعمل بثول وفق الشروط التالية:

الشروط:
– شهادة الثانوية العامة، ويفضل درجة البكالوريوس.
– خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجال السكرتارية القانونية.
– إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية.

وصف الوظيفة:

– يوفر مجموعة واسعة من الدعم المهني والإداري للمستشار العام وأمين مجلس الأمناء.

– يعمل كشريك استراتيجي موثوق به للمستشار العام وكمصدر رئيسي للمعلومات الموثوقة فيما يتعلق بمكتب المستشار القانوني العام وعمل مجلس الأمناء. يعمل بأدب كمدير لأعباء عمل المستشار العام وأعضاء آخرين في مكتب المستشار العام.

– يحدد ويبلغ الجداول الزمنية للأنشطة الجارية ، ويتوقع الاحتياجات وتعديل المهام حسب الضرورة. يساعد مكتب المستشار العام في إعداد ومقارنة مواد مجلس الأمناء ولجنة المجلس. يعد ويثبت مختلف الوثائق والمراسلات الروتينية والمتخصصة والسرية. يؤدي المهام الإدارية المتخصصة على النحو المطلوب. يعمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.

– لديه تفاعل منتظم مع مكتب الرئيس ، والمديرين التنفيذيين الرئيسيين الآخرين ، وأعضاء مجلس الأمناء ، والشركاء التجاريين الداخليين والخارجيين والدوليين ، وكبار الشخصيات الزائرة. السرية هي الأولوية القصوى ، مع اتباع نهج مرن وواثق للعمل. ينسق ويشارك في وظائف الدعم المكتبي لدعم أهداف وغايات القسم القانوني.

المسؤوليات الرئيسية:

– يدير الجدول الزمني واللوجستيات المتعلقة بالسفر للمستشار العام وأعضاء آخرين في قسم القانون على النحو المطلوب. يؤدي جميع مهام السكرتارية العامة والسكرتارية التنفيذية المتعلقة بالمستشار العام. تنسيق الأنشطة مع أقسام الجامعة الأخرى ؛
– يقرأ شاشات المراسلات الواردة والتقارير ؛ إجراء تقييم أولي لأهمية المواد الواردة وتنظيم الوثائق ، وإرسال المواد إلى الموظفين المعنيين لاتخاذ الإجراءات اللازمة ، كما هو مطلوب ؛
– يعمل كحلقة وصل بين المستشار العام والموظفين عن طريق إرسال المذكرات والتعليمات والواجبات ومتابعة وضعهم ؛
– يؤدي الواجبات الإدارية ، يوصي بإدخال تحسينات على تدفق العمل والإجراءات واستخدام المعدات والنماذج ؛
– تساعد في إعداد الميزانيات السنوية للإدارة ، وترصد النفقات مقابل الميزانيات المعتمدة خلال العام وتوصي بالإجراءات الواجب اتخاذها بشأن نفقات المكاتب مثل احتياجات المعدات والإمدادات ؛
– يجري عمليات البحث للعثور على المعلومات المطلوبة ، باستخدام الإنترنت والمصادر الأخرى ؛
– إعداد جداول الأعمال وجمع المواد للاجتماعات والمؤتمرات ؛
– يتوقع ويستجيب ، على أساس فوري ، لمجموعة واسعة من القضايا الإدارية والمؤسسية ويضمن الاستجابة في الوقت المناسب للقضايا ذات الطبيعة الملحة والهامة والحرجة ويضمن المستشار العام أي أنشطة بارزة والردود المستحقة من المستشار العام مكتب قبل أن تصبح مستحقة أو تصبح مشاكل في مهب كامل.
– مراجعة التقارير والملفات والوثائق الأخرى بغرض ضمان الدقة والاكتمال والتوافق مع البروتوكولات والإجراءات القياسية.
– يشرف على نظام إدارة الوثائق.
– يجيب على الهواتف ويتعامل مع الردود بطريقة مناسبة.
– ينظم ويحضر اجتماعات الفريق مع اتخاذ إجراءات المتابعة المناسبة حسب الحاجة.
– يعالج الفواتير الخارجية للخدمات القانونية وغيرها من الخدمات باستخدام الأنظمة ذات الصلة (SAP حاليًا) ، ويحافظ على سجل المستشار القانوني الخارجي والنفقات ذات الصلة.
– يشغل منصب مدير إدارة الوقت في القسم.
– يجتمع ويحيي العملاء والزوار.
– يقوم قسم ملفات التعريف بتسجيل وحفظ الملفات التي يمكن استرجاعها بسهولة على محرك الأقراص المشترك.
– يعمل كجهة الاتصال الرئيسية للشؤون المالية للتدقيق الداخلي والخارجي.
– يساعد الموظفين الآخرين حسب الاقتضاء لغرض ضمان بيئة عمل تتسم بالكفاءة والفعالية.
– يؤدي أي واجبات أخرى كما تم تعيينها.

طريقة التقديم في وظائف جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية:

من هنا