وظيفة مساعد إداري في منظمة اليونيسيف بالرياض دوام كامل

منظمة الأمم المتحدة للطفولة (يونيسيف) توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة الثانوية العامة فما فوق، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

– مساعد إداري (Administrative Assistant).

الشروط:

1- أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.
2- شهادة التعليم الثانوي فما فوق.
3- ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة في العمل الإداري أو الكتابي المسؤول بشكل تدريجي.
4- إتقان اللغة الإنجليزية العربية.

وصف الوظيفة:

– المساعد الإداري مسؤول عن تنفيذ مجموعة واسعة من المهام الإدارية الموحدة للقسم (الأقسام) المعني الذي يتطلب معرفة شاملة بالإجراءات والعمليات والسياسات الإدارية لليونيسف. وبهذه الصفة ، فإن الحاجة إلى إبراز صورة مقدم خدمة موثوق به وموثوق به أمر ضروري لجودة تسليم العملية ، وينعكس تأثير العمل بشكل مباشر على السمعة العامة للفريق من حيث الاستجابة لاحتياجات العميل وجودة العملية تنفيذ.

سيكون المساعد الإداري مسؤولاً عما يلي:

1- يوفر المساعدة في السفر للموظفين في القسم لترتيبات السفر والاستحقاقات بناءً على قواعد وسياسات المنظمة. يتواصل مع جهات الاتصال المعنية بالسفر لضمان حصول المنظمة على أفضل خدمة وسعر لجميع رحلات السفر.
2- ملخصات / إيجازات للموظفين حول القضايا المتعلقة بالمسائل الإدارية ذات الصلة مثل التأشيرات والتصاريح الأمنية وإجراءات التوثيق.
3- يستخرج ويدخل ويحتفظ ويتحقق من صحة سجلات السفر في نظام السفر بالمنظمة لضمان دقة المعاملات المتعلقة بتكاليف السفر وسفر الموظفين
4- المساعدة في إعداد الميزانيات الخاصة بتكاليف السفر والاحتفاظ بسجلات مراقبة ميزانية السفر.
5- مسؤول عن تحصيل الفواتير وحفظ المستندات للموافقة عليها ، ومن ثم معالجتها في الرؤية.
6- تحميل الملفات الإلكترونية والتحقق من النتائج إلى نظام الوجهة.
7- الرد على حالة معاملات العميل والاستفسارات الأخرى.
8- التعاقد على الخدمات وأوامر الشراء:
9- يسهل معالجة عقود الاستشاريين والشركاء الخارجيين الذين يقدمون خدمة للقسم. ويشمل ذلك إعداد المستندات وحفظها ، واستكمال النماذج والقوالب الضرورية ، وتحميل المواصفات في الرؤية ، واتخاذ الترتيبات اللوجستية اللازمة.
10- يحافظ على قوائم البائعين ، والشركاء ، وقوائم الاستشاريين محدثة.
11- الترتيب لشراء اللوازم المكتبية وتوزيعها في الوقت المناسب.
12- يدعم أنشطة تنمية القدرات والمؤتمرات من خلال اتخاذ الترتيبات اللوجستية ، من خلال التعامل مع الميسرين ومقدمي الطعام والمضيفين.
13- يرتب الأوقات من خلال التواصل مع المشاركين على مدى التوفر.
14- التنسيق مع جهات تنسيق الميزانية والقسم حول التكاليف والاحتياجات.
15- يعد مواد الخلفية للمشاركين ويحمل المواد التي تم مسحها في الإنترانت.
16- يعد ويحافظ على جداول الأعمال المتعلقة بالاجتماعات والأحداث المتعلقة بالتزامات مجموعة العمل.
17- إدارة الممتلكات والمعدات المكتبية والمركبات:
18- يدعم إدارة الإمدادات الإدارية ومعدات المكاتب والمركبات وتحديث جرد الأصناف.
19- يراقب ويشرف على الاستخدام الكافي والمناسب للإمدادات. يضمن أن الخدمات والصيانة للمباني تتوافق مع المعايير التنظيمية.
20- الاحتفاظ بالملفات الصلبة والإلكترونية وتحديث أنظمة قاعدة البيانات لضمان التسجيل المناسب وفي الوقت المناسب وحفظ المعلومات السرية والتخلص منها
21- الاحتفاظ بسجلات الحضور / العمل كنقطة محورية للإجازة.
22- مراقبة استخدام جميع طلبات المدخلات المالية وتقديم تقرير إلى المشرف لإجراء التعديلات اللازمة (الاستخدام المفرط ، ونقص الأموال ، وما إلى ذلك) التعرف على التعليمات / الأدوات المتعلقة برصد البرامج وتقديم تقرير إلى المشرف بشأن التغييرات المهمة.
23- تضمن كفاءة وفعالية الدعم المقدم من المساعد الإداري توفير منصة إدارية قوية للأقسام المعنية ، مما يؤثر بدوره على الإنجاز الدقيق وفي الوقت المناسب للخدمات التي يقدمها المستشارون والمتخصصون في الفريق.

نبذه عن المنظمة:

– اليونيسف (UNICEF)‏ (The United Nations Children’s Fund) وكانت تعرف بإسم منظمة الأمم المتحدة للطفولة. تأسست في 11 كانون الأول / ديسمبر 1946 بفضل تصويت بالإجماع في الدورة الأولى للجمعية العامة للأمم المتحدة. وتقرر وقتئذ أن يقدم صندوق الأمم المتحدة الدولي لرعاية الطفولة، كما كان يعرف آنذاك بتقديم إغاثة قصيرة الأجل للأطفال في فترة ما بعد الحرب العالمية الثانية في أوروبا.

طريقة التقديم في وظائف منظمة اليونيسيف:

من هنا