وظيفة سكرتير تنفيذي في مجموعة تهامة القابضة بالرياض دوام كامل

تعلن مجموعة تهامة القابضة عن توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة البكالوريوس بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمى الوظيفي:

– سكرتير تنفيذي (Executive Secretary).

متطلبات الوظيفة:

1- درجة بكالوريوس او ما يعادلها
2- خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل.
3- مهارات شخصية ممتازة وقادرة على إظهار المبادرات والكفاءة في المسؤوليات واتباع نهج استباقي في المهام اليومية.
4- مهارات تواصل جيدة (انجليزي وعربي).
5- اجادة استخدام الحاسب الألي وبرامج مايكروسوفت أوفيس.

الهدف من الوظيفة:

1- تقديم خدمات إدارية تنفيذية للمدير العام ويؤدي واجبات إدارية متقدمة وكذلك يتولى بعض المهام لدعم المبادرات والاحتياجات الاستراتيجية.
2- التنسيق مع مكتب المدير العام وأعضاء الإدارة العليا والشركات التابعة والأطراف المقابلة الأخرى.
3- يساعد في تنظيم سير العمل المناسب ومتابعة / مراقبة إنجازات الإجراءات التي يفوضها العضو المنتدب.
4- العمل تحت ضغط شديد للتعامل مع مجموعة متنوعة من الأنشطة المعقدة والمسائل السرية بحذر.

المسؤوليات الرئيسية والأنشطة:

● التخطيط وإعداد جميع الإحاطات والأبحاث للمدير العام قبل الاجتماعات الداخلية والخارجية. يأخذ الإملاءات ، وينسخ الملاحظات ، والمسودات ، ويصحح وينقح المراسلات ومذكرات المكتب وجداول الأعمال ويوفر الدعم الإداري.
● يحافظ على نظام حفظ فعال وشامل حتى يتمكن من توفير نسخ من المستندات المهمة على الفور عند الحاجة.
● يضمن الحفاظ على سرية جميع المعلومات والوثائق داخل مكتب المدير العام بشكل صارم دون التعرض لخطر الانتهاك في جميع الأوقات.
● يتعامل مع المراسلات الموجهة إلى المدير العام ، ويساعد في الرسائل وتقديمها إلى المدير العام.
● أنواعها باللغتين العربية والإنجليزية ، وتصحيح مجموعة متنوعة من الوثائق ، مثل الخطابات والمذكرات والتقارير والبيانات والجداول. ترتيب إرسال وتداول هذه العناصر في الوقت المناسب حسب الضرورة.
● يتواصل بشكل فعال ومحترم مع المديرين وكبار الموظفين برسائل / تعليمات العضو المنتدب ويراقب إنجازهم للمهام الموكلة إليهم. أيضًا ، تراقب إجازات المديرين ورحلات العمل لمعرفة كيف وأين تصل إليهم إذا لزم الأمر.
● يخطط بكفاءة وينسق ويضمن اتباع جدول المدير العام واحترامه.
● يحافظ على مكتب المدير العام بجو احترافي ودود لجميع الموظفين والزوار.
● يدير السفر والجدول الزمني ويجعل الرحلة والحجز في الفندق رحلة شخصية وكذلك رحلة عمل المدير العام.
● استقبال زوار المكتب والإجابة على الاستفسارات وإجراء المكالمات الهاتفية وإرسال الرسائل حسب التوجيهات.
● يضمن أن يتم تسجيل المراسلات الرسمية بشكل صحيح ، ويتم حفظها بكفاءة وحضور المستندات العاجلة والمهمة والتصرف بناءً عليها.
● الاتصالات الشخصية / الهاتفية المتكررة مع الموظفين في الإدارة لتنسيق الأنشطة المتعلقة بالعمل والحفاظ على اللياقة والعلاقات التعاونية والودية مع جميع العاملين في الدائرة من أجل أداء واجبات أفضل.
● يؤدي واجبات متنوعة أخرى حسب توجيهات رئيس القسم.

طريقة التقديم في وظائف مجموعة تهامة القابضة:

من هنا