وظيفة سكرتير تنفيذي في شركة الوسائل الذكية للاستشارات المهنية بالرياض دوام كامل

تعلن شركة الوسائل الذكية للاستشارات توفر وظيفة ادارية لحملة البكالوريوس، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

– سكرتير تنفيذي.

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة الرئيس التنفيذي في الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.

الرئيس المباشر:

– أعضاء مجلس الإدارة.
– المدير العام.
– المدير التنفيذى.
– مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر).

المهام و المسئوليات:

1- ينوب عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الإجازات أو خلو المنصب.
2- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى.
3- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى.
4- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب.
5- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم.
6- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى.
7- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا.
8- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها.
9- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.
10- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل.
11- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة.
12- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها.
13- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع.
14- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى.
15- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.
16- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
17- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا.
18- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا.
19- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
20- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل.
21- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم.
22- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب.
23- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية.
23- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية.

نطاق المسئولية و الإشراف:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

– عامل النظافة.
– عامل البوفيه.
– السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى.
– المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى.
– المندوبين بمكتب المدير العام.

الشروط:

1- درجة البكالريوس في تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) – قسم إدارة أعمال (إنجليزى).
2- أو بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال – بكالريوس نظم معلومات إدارية.
3- دورة تدريبية في مفاهيم نظم الجودة.
4- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية).
5- خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة).
6- جيد جداً في اللغة الإنجليزية تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing).
7- مهــارات حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
8- مهــارات تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
9- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
10- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
11- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
12- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
13- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
14- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
15- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
16- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
17- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
18- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
19- التحلي بالإنضباط فى المواعيد والتركيز و المنطقية فى التفكير.
20- هادىء الطباع و غير إنفعالى.
21- ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
22- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
23- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
24- حسن المظهر و الأناقة
25- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
26- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة سكرتير تنفيذى لمكتب المدير العام عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة
27- مدة العمل فى وظيفة السكرتير التنفيذى للإدارة العليا عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنوات.

نبذه عن الشركة:

– نفخر في شركة الوسائل الذكية للاستشارات المهنية بتقديم خدماتنا الاستشارية الإدارية والمالية، حيث تأسسنا لنكون الرائدين في هذا المجال بفضل الخبرات العملية والمهنية المميزة التي نمتلكها بطموحٍ وإصرار لتحويل قضاياك إلى حلول عملية قابلة للتطبيق على أرض الواقع.

طريقة التقديم في وظائف شركة الوسائل الذكية للاستشارات المهنية:

من هنا