وظيفة موظف استقبال في مجموعة شاهيني القابضة دوام كامل

الغرض الرئيسي للوظيفة:

استقبال جميع الزوار والمكالمات الداخلة إلى الشركة عن طريق الاشراف على منطقة الاستقبال واتباع سياسة استقبال المكالمات والزوار ليمثل الشركة بشكل إيجابي ومما يعكس ويجسد احترافية الشركة.

المهام و المسؤوليات الأساسية:

• استقبال الزوار لدى الشركة بشكل احترافي وذلك بترحيبهم وتوصيلهم للجهة المعنية دون تأخير ليمثل الشركة بطريقة تعكس القيم والاحترافية.
• الإشراف على تعبئة نماذج طلب وظيفة من الزوار عى طريق توفير نماذج طلب توظيف والتأكد من إرفاق الأوراق الثبوتية اللازمة قبل تسليمها لدائرة الموارد البشرية لكي نحتفظ بأرشيف الطلبات ليقوم قسم التوظيف بعد ذلك بالتواصل مع مقدمي الطلب.
• تنظيم المكالمات الصادرة والواردة بإعادة توجيه المكالمات للأشخاص المعنية أو الرد على استفسارات المتصلين لسلاسة التواصل وتمثيل الشركة على أحسن وجه.
• تنسيق الجدول الزمني لحجز غرف الاجتماعات عن طريق متابعة الحجوزات في برنامج msoutlook وتوفير الأدوات اللازمة للاجتماع إن طلبت وذلك لمنع أي تكررات في الحجز وتوفير اللازم للموظفين.
• استلام وتوزيع البريد الصادر والوارد عن طريق التنسيق مع المراسلين بالإضافة إلى شركات الشحن ضمن ميزانية الشركة للتأكد من سير العمل بشكل منظم وسريع.
• إصدار وتحديث قائمة التحويلات والهواتف للموظفين بجميع الفروع وتوزيعها بالتنسيق مع إدارة الحاسب الآلي والفروع الأخرى لجمع المعلومات لتسهيل عملية الاتصال بين الموظفين.
• متابعة الحضور والغياب للفرع عن طريق مراقبة تقارير البصمة اليومية وتسليم تقرير أسبوعي لمسؤول الإدارة لدى الفرع لضبط حضور الموظفين.
• تقديم طلبات الشراء لمستلزمات الفرع من قرطاسية ، مواد تنظيف واحتياجات المطبخ عن طريق متابعة المحتوى وتقديم طلبات الشراء لموافقة مسؤول الفرع الإداري للضمان توفر الكمية المطلوبة من مستلزمات الفرع في جميع الأوقات.
• الاشراف على نظافة الفرع من مكاتبها ، غرف الاجتماعات ومرافقها من خلال التنسيق مع عاملي التنظيف للحفاظ على شكل وجودة الشركة لمستخدميها وزوارها حسب سياسة الصحة والسلامة لدى الشركة.

المؤشرات الأدائية الأساسية:

• التواجد الدائم لاستقبال الزوار لدى الشركة بشكل احترافي وذلك بترحيبهم وتوصيلهم للجهة المعنية دون تأخير والتنسيق مع المسؤول الإداري في إيجاد البديل عند الغياب.
• تنظيم المكالمات الصادرة والواردة بإعادة توجيه المكالمات للأشخاص المعنية أو الرد على استفسارات المتصلين.
• تنسيق الجدول الزمني لحجز غرف الاجتماعات ومتابعة الحجوزات في برنامج msoutlook لمنع التكرار.
• متابعة الحضور والغياب للفرع عن طريق مراقبة تقارير البصمة اليومية وتسليم تقرير أسبوعي لمسؤول الإدارة لدى الفرع.
• تقديم طلبات الشراء لمستلزمات الفرع عن طريق متابعة المحتوى العام من المستلزمات وتقديم طلبات الشراء لموافقة مسؤول الفرع الإداري.
• الاشراف على نظافة الفرع بشكل عام والتنسيق مع عاملي التنظيف للحفاظ على شكل وجودة الشركة لمستخدميها وزوارها.

المسؤولية الإشرافية:

• عاملي النظافة (مسؤولية مباشرة).

المتطلبات المهارية: 

• ان يكون لديه مهارات الادارة
• اللباقة في المظهر ومهارات الاتصال
• القدرة على التعامل مع افراد ذوي ثقافات مختلفة
• القدرة على تحديد اولويات العمل و ادارة الوقت
• القدرة على العمل ضمن فريق وبإنفراد
• التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى

• ان يكون لديه مهارات الادارة
• اللباقة في المظهر ومهارات الاتصال
• القدرة على التعامل مع افراد ذوي ثقافات مختلفة
• القدرة على تحديد اولويات العمل و ادارة الوقت
• القدرة على العمل ضمن فريق وبإنفراد
• التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى