يعلن الاتحاد السعودي للأمن السيبراني والبرمجة والدرونز عن توفر وظيفة إدارية شاغرة لذوي الخبرة بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary، وذلك للعمل بالاتحاد في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:
الشروط:
1- مؤهل علمي مناسب في تخصص السكرتارية التنفيذية أو إدارة الأعمال أو السكرتارية أو إدارة مكتبية أو تخصص ذات صلة.
2- خبرة سابقة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مُماثل.
3- إجادة استخدام الحاسب الآلي وخصوصاً برامج مايكروسوفت أوفيس، وبرامج تخطيط موارد المؤسسات.
4- معرفة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية.
وصف الوظيفة:
– نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي مختص لدعم الرئيس التنفيذي. ستكون الشخص الذي ينظم ويحافظ على الجدول الزمني للتنفيذيين ومساعدتهم من خلال أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية.
– يجب أن يكون المتقدم محترف وسريع ولديه قدرات رائعة في إدارة الوقت وتعدد المهام. من خلال اجتهاده وكفاءته في عمله يمكن للمديرين التنفيذيين التركيز على مسؤولياتهم الإدارية دون القلق بشأن المهام الأخرى.
– الهدف هو المساهمة في كفاءة العمل العام من خلال ضمان تنفيذ جميع الواجبات الإدارية المعينة في الوقت المناسب وبكفاءة.
المسؤوليات الرئيسية:
● الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
● حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالدقائق.
● تلقي وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
● التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل والحزم وما إلى ذلك).
● عمل ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
● التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة.
● إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
● مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض بشأن الشروط مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
● الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
● إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد.
طريقة التقديم في وظائف الاتحاد السعودي للأمن السيبراني والبرمجة والدرونز:
