وظيفة قائد إدارة المكتب في شركة روش للرعاية الطبية بالرياض دوام كامل

تعلن شركة هوفمان-لا روش للرعاية الطبية توفر وظيفة ادارية شاغرة لذوي الخبرة، للعمل في مدينة الرياض وفق المهام التالية:

المسمي الوظيفي:

– قائد إدارة المكتب (Office Administration Lead).

المسؤوليات الرئيسية:

1- العمل كنقطة اتصال أولى والأشرف على تغطية مكتب الاستقبال / موظف الاستقبال أثناء ساعات العمل لضمان التعامل مع جميع أنواع الاستفسارات المختلفة في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
2- إدارة جميع البريد الوارد والصادر إلى المكاتب.
3- الحفاظ على كل من أنظمة الملفات اللينة والصلبة ، مما يضمن الاتساق ودعم فريق الإدارة عند الاقتضاء.
4- تطوير والحفاظ على آداب المكتب وسياسات وإرشادات الزائر مع ضمان التزام الموظفين والزوار والامتثال.
5- التأكد من أن مهام المكتب مثل “على سبيل المثال لا الحصر” ، التسجيل ، وإنشاء التقارير ، وترتيب الاجتماعات ، وإعادة ترتيب المستلزمات ، ودعم الجدولة في الوقت الفعلي عن طريق حجز المواعيد ، وترتيبات السفر (مثل حجز الرحلات الجوية ، وتأجير السيارات ، وحجوزات الفنادق ، وما إلى ذلك …) وحسن التنظيم.
6- تنسيق العمليات المثلى ، بما في ذلك شراء اللوازم المكتبية ، والمعدات ، وجرد الممتلكات ، والبناء ، والتخلص مع الصيانة الوقائية.
7- الحفاظ على مخزون كامل لجميع اللوازم المكتبية ودقة المخزون.
8- التواصل مع بائعي المباني لتنفيذ الإصلاحات والتحسينات.
9- الحفاظ على الإدارة المالية للمكتب بما في ذلك: رفع أوامر الشراء ، وتسوية الفواتير ، ومراقبة النفقات مقابل الميزانية ، ومتابعة المدفوعات المستحقة ، والاتصال بالفريق المالي للحفاظ على دقة السجلات المالية.
10- الاتصال بالموردين / المقاولين الخارجيين الذين يتعاملون مع إدارة مرافق المكاتب ، ومراقبة الأداء مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة ، بما في ذلك حضور اجتماعات مراجعة الموردين الشهرية.
11- دعم المرافق عبر المواقع المختلفة من خلال التأكد من أن جميع جداول الصيانة الوقائية المخططة محدثة وأن أي أعمال تصحيحية يتم تنفيذها بسرعة.
12- العمل كنقطة اتصال أخيرة في سلسلة اتصالات الطوارئ (للاتصال بمكتب طوارئ المنشأة عند إنشائه أو قسم مكافحة الحرائق / الطوارئ) [يتم توفير تدريبات التعامل مع الخيوط / مراقب الحرائق والإسعافات الأولية في الوقت المناسب].
13- ضمان الدعم الإداري الشامل والإدارة كنقطة الاتصال الأساسية بمزودي خدمة إدارة المرافق الإجمالية.
14- تجميع نماذج إنشاء البائعين ليتم إعدادها على نظام SAP.
15- إنشاء ومتابعة طلبات الشراء لجميع الوظائف داخل الشركة التابعة.
16- تنسيق مهام العناية الواجبة لمقدمي الرعاية الصحية ومؤسسات الرعاية الصحية.

نبذه عن الشركة:

– شركة هوفمان-لا روش (Hoffmann–La Roche)‏ هي شركة رعاية طبية عالمية سويسرية وتباشر أعمالها عالميا من خلال قطاعين رئيسيين هما الصناعات الدوائية وروش التشخيصية. وتعتبر روش شركة قابضة وتتداول أسهمها في بورصة سويسرا. ويقع مقرها الرئيسي في مدينة بازل ولها مواقع رئيسية حول العالم في بالو ألتو، كاليفورنيا، بليسانتون، ألاميدا، مانهايم، ميسيسوجا، شانغهاي وغيرها من المدن الأوروبية والأمريكية.

طريقة التقديم في شركة روش للرعاية الطبية:

من هنا