وظيفة سكرتير تنفيذي في شركة العروض المميزة للمواد الغذائية بجدة

وظائف شركة العروض المميزة للمواد الغذائية

تعلن شركة العروض المميزة للمواد الغذائية عن توفر وظيفة ادارية للنساء من حملة البكالوريوس بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary، وذلك للعمل في محافظة جدة وفق الشروط والتفاصيل التالية:

وصف الوظيفة:

– المسؤوليات اعتبارًا من اليوم الأول – ستكون لديك ملكية كاملة لمشاريعك منذ البداية ، وستعملي على مشروعات محددة جدًا. مسؤولة عن دعم المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى أو الإدارة أو الإدارات بأكملها.

– توفير الدعم الإداري وتؤدي العديد من الواجبات ، بما في ذلك الجدولة وكتابة المراسلات والبريد الإلكتروني والتعامل مع الزوار وتوجيه المتصلين والإجابة على الأسئلة والطلبات

– الإرشاد المستمر – نحن نعمل مع أشخاص متحمسين ونود أن نقدم التدريب الرسمي وكذلك التدريب اليومي. ستكون تفاعلاتك مع أصحاب المصلحة مهمة هنا.

– بيئة عمل ديناميكية ومحترمة – موظفونا هم في صميم كل ما نقوم به. نحن نقدر كل فرد ونشجع المبادرات ، ونعزز الرشاقة والتوازن بين العمل والحياة.

الوصف الوظيفي والمسؤوليات:

● ضمان تنظيم الاجتماعات وتسجيلها بشكل فعال.

● الاحتفاظ بالسجلات والإدارة الفعالة.

● التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق المنظمة وقانون الأعمال الخيرية وقانون الشركات وما إلى ذلك (عند الاقتضاء).

● التواصل والمراسلات.

● إدارة التقويم للمديرين التنفيذيين.

● مساعدة التنفيذي في التحضير للاجتماعات.

● يكمل مجموعة واسعة من المهام الإدارية بما في ذلك: إدارة التقويم. تقارير النفقات وتأليف وإعداد المراسلات بسرية تامة ؛ ترتيب خطط السفر المعقدة والمفصلة ، ومسارات الرحلة وجداول الأعمال ؛ وتجميع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.

● يخطط وينسق ويضمن الالتزام بالجدول الزمني للسلطة التنفيذية واحترامه.

● يعطي الأولوية للاحتياجات المتضاربة ؛ التعامل مع الأمور على وجه السرعة وبشكل استباقي ومتابعة تقدم المشاريع حتى الانتهاء منها بنجاح ، غالبًا بضغوط الموعد النهائي.

● العمل بشكل وثيق وفعال مع السلطة التنفيذية لإبقائه على اطلاع جيد بالالتزامات والمسؤوليات القادمة ، والمتابعة بشكل مناسب.

● يكمل بنجاح الجوانب الحرجة من التسليمات مع نهج عملي ، بما في ذلك صياغة الرسائل والمراسلات الشخصية والمهام الأخرى التي تسهل قدرة السلطة التنفيذية على أداء مهامه بفعالية.

● يوفر القيادة لبناء علاقات حاسمة لنجاح المنظمة ، ويدير مجموعة متنوعة من المشاريع الخاصة ، والتي قد يكون لبعضها تأثير تنظيمي.

● يحافظ على السلطة التقديرية والسرية في العلاقات مع جميع أصحاب المصلحة.

● يساعد في تنسيق جدول أعمال اجتماعات فريق الإدارة العليا والمواقع الخارجية ، وجميع اجتماعات الموظفين

● يشارك كعضو مساعد في الفريق التنفيذي بما في ذلك المساعدة في جدولة الاجتماعات وحضور جميع الاجتماعات

● يساعد في تنسيق جدول أعمال اجتماعات الإدارة وجميع اجتماعات الموظفين.

● يسهل التنسيق بين الأقسام لخطط السفر.

● المساعدة في عرض عملية التجميع والإعداد الناجح للتعيينات الجديدة.

● مسؤول عن حفظ وإدارة السجلات بكفاءة.

● الاتصال بمسؤولي الموقع للقيام بمهام عمليات الموارد البشرية الإدارية اليومية مثل الحفاظ على الأوراق المطلوبة وإدارة قواعد البيانات.

● دعم جميع الأنشطة المخصصة مثل إعداد الرسائل والتقارير.

● إعداد التقارير والمذكرات والخطابات والمستندات الأخرى باستخدام برامج معالجة النصوص أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو العروض التقديمية.

● أداء أي واجبات أخرى تتعلق بالوظيفة يكلفه بها المسؤول التنفيذي.

● الرد على رسائل البريد الإلكتروني وطلبات الوثائق نيابة عن المديرين التنفيذيين عند اللزوم

● مشروع الشرائح وملاحظات الاجتماع والوثائق للمديرين التنفيذيين

● التعامل مع علاقات العملاء

المؤهلات والمتطلبات:

– للنساء ويفضل أن تكون سعودية الجنسية.

– يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذات صلة.

طريقة التقديم في وظائف شركة العروض المميزة للمواد الغذائية:

من هنا