وظيفة سكرتير تنفيذي في جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية بجدة دوام كامل

وظائف جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية

تعلن جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية وظائف إدارية لحملة الدبلوم فأعلي بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary، وذلك للعمل في محافظة جدة وفق الشروط التالية:

الشروط:
– دبلوم سنتين ويفضل شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال.
– خبرة 7 سنوات في العمل المكتبي أو مساعد إداري تنفيذي.
– خبرة في الحفاظ على إدارة اليوميات الإلكترونية وترتيب الاجتماعات بشكل فعال.
– القدرة على التنظيم وتحديد الأولويات والتخطيط والعمل وفقًا للمواعيد النهائية.
– خبرة في العمل مع تطبيقات Microsoft Office و SharePoint وجداول البيانات وقواعد البيانات وبرامج رسومات العروض التقديمية وبرامج صفحات الويب.
– مستوى عالٍ من معرفة القراءة والكتابة باللغة الإنجليزية مع القدرة على صياغة المراسلات.
– يفضل أن يكون قد عمل في بيئة أكاديمية.

وصف الوظيفة:
– مسؤول عن توفير الدعم المهني والإداري الشامل للمدير المالي والقسم الأوسع. العمل بشكل مستقل ، سيكون الأمين التنفيذي نقطة اتصال رئيسية في نقاط التسليم لعمليات الإدارات.

المسؤوليات الرئيسية:
– يطور ويبدأ المراسلات ذات الصلة نيابة عن المدير المالي ، بما في ذلك تكوين مسودات الردود على المسائل غير الروتينية.
– تطوير وإعداد جدول أعمال وعروض مايكروسوفت باور بوينت التقديمية ومواد الاجتماعات أو المؤتمرات.
– تنسيق ومتابعة التخطيط الاعمال الناشئة عن الاجتماعات الداخلية والخارجية التي تنطوي على المدير المالي ، وأعضاء المكتب عند الاقتضاء.
– يتوقع ويستجيب على أساس فوري لمجموعة واسعة من القضايا كل من شعبة وجامعة ويضمن الاستجابة في الوقت المناسب لقضايا ذات طابع عاجل وحاسم.
– مراجعة التقارير والملفات والمستندات الأخرى بغرض ضمان الدقة والاكتمال والمطابقة للإجراءات القياسية.
– يدير ويحافظ على سجلات سرية على موظفي الشعبة ، ويسهل المسائل المتعلقة بالموارد البشرية في الشعبة من عمليات تقييم الأداء إلى مشاكل الأداء ؛
– التعامل مع الأوراق والمواد الإعلامية ذات الصلة ومقارنتها ، وذلك باستخدام نظام إحضار مناسب ، قبل الجدول الزمني للمدير المالي للاجتماعات والمواعيد الإدارية وما إلى ذلك أداء دعم المشاريع والواجبات على النحو المطلوب.
– يدير الجدول الزمني للأنشطة والاجتماعات والأحداث المختلفة للمدير المالي ؛ ينسق الأنشطة مع مكاتب القيادة والإدارة العليا الأخرى.
– العمل كحلقة وصل للزائرين من الأفراد والشركات إلى مكتب المدير المالي.
– يراقب المكالمات الواردة ويعالج أو يعيد التوجيه حسب الاقتضاء.
– تحمل واجبات أخرى ، بشكل مؤقت أو على أساس مستمر ، حسب الاقتضاء.
– تقديم الدعم في مجموعة متنوعة من العمليات لمشاريع النوع الإداري المعين لمكتب المدير المالي ؛ تخطيط الأحداث التجارية ، حجوزات غرفة الاجتماعات وترتيب تقديم الطعام للاجتماعات كما هو مطلوب.
– يشارك في الواجبات المتعلقة بخدمات الدعم الإداري للمدير المالي ؛ المساعدة في إعداد تقارير وجداول أعمال شاملة للاجتماعات.

طريقة التقديم في وظائف جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية:

من هنا

الكلمات الدلالية: Executive Secretary, Saudi Arabian, سكرتير تنفيذي, وظائف جدة, وظائف حكومية