وظيفة سكرتير تنفيذي في الشركة الوطنية لإمدادات الحبوب “سابل” بالرياض دوام كامل جديد

تعلن الشركة الوطنية لإمدادات الحبوب “سابل” عن توفر وظيفة ادارية لحملة الدبلوم / البكالوريوس، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

سكرتير تنفيذي (Executive Secretary).

نبذة عن الوظيفة:

­- دعم المديرين التنفيذيين في شركة سابيل من خلال تقديم المساعدة الإدارية وتسهيل التواصل والتنسيق السلس بين المكتب التنفيذي والجهات المعنية الداخلية والخارجية. ضمان كفاءة عمليات المكتب التنفيذي، وإدارة جدول أعمال المدير التنفيذي، والتعامل مع المعلومات السرية بسرية تامة، وتسهيل تدفق المعلومات داخل المؤسسة.

المسؤوليات الرئيسية:

1- تبسيط جدول أعمال المدير التنفيذي من خلال جدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات بكفاءة، مما يضمن سلاسة العملية وتحسين إدارة وقته.
2- تخطيط وتنفيذ فعاليات الشخصيات المهمة، وإدارة الخدمات اللوجستية والمتطلبات الخاصة، مما ينتج عنه فعاليات ناجحة ومنسقة بشكل جيد تعكس صورة إيجابية عن المؤسسة.
3- تنسيق زيارات المدير التنفيذي للمواقع، والتعامل مع الترتيبات مثل الرحلات الجوية، والمواصلات البرية، والإقامة، وتجهيز قاعات الاجتماعات، لضمان تنظيم الزيارات وإجرائها بسلاسة، مما يساهم في بناء صورة إيجابية ومهنية.
4- تولي مهام الإدارة المكتبية العامة، بما في ذلك مراقبة مستويات مخزون اللوازم، وإدارة معدات المكتب، وما إلى ذلك.
5- ضمان تفاعل استثنائي ومهذب مع الزوار وأصحاب المصلحة، وتعزيز العلاقات الإيجابية، والحفاظ على بيئة عمل احترافية داخل المؤسسة للمساهمة في خلق بيئة إيجابية ومرحبة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين.
6- إظهار الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إعداد تقارير المصروفات، مما يساهم في تبسيط العمليات المالية.
7- كتابة وإعداد المراسلات السرية بدقة متناهية، مع الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
8- تنظيم خطط السفر المعقدة، وجداول الأعمال، وجداول الأعمال مع الحرص الشديد على أدق التفاصيل، وتجميع الوثائق اللازمة للاجتماعات المتعلقة بالسفر، مما يسهل تجارب سفر العمل بسلاسة.
9- تخطيط وتنسيق ومتابعة جدول أعمال المدير التنفيذي، مع العمل كحلقة وصل بينه وبين المدير التنفيذي، مما يخلق فرصًا مربحة للطرفين للوصول المباشر إلى وقته ومكتبه.
10- البحث في القضايا والشكاوى الواردة إلى المدير التنفيذي، وتحديد أولوياتها، ومتابعتها، بما في ذلك تلك ذات الطبيعة الحساسة أو السرية، لتحديد الإجراءات أو الإحالات أو الردود المناسبة.
11- ضمان التعامل الأمثل والمهذب مع الزوار وأصحاب المصلحة، وتعزيز العلاقات الإيجابية، والحفاظ على بيئة عمل احترافية داخل المؤسسة للمساهمة في خلق بيئة عمل إيجابية ومرحبة لجميع الأطراف المعنية. توفير جسر للتواصل السلس بين المكتب التنفيذي والإدارات الداخلية، وإظهار القيادة للحفاظ على المصداقية والثقة والدعم لدى الإدارة العليا.
12- إنجاز الجوانب الأساسية للمهام المطلوبة بشكل مباشر، بما في ذلك صياغة خطابات الشكر والمراسلات الشخصية، وغيرها من المهام التي تُسهّل على المدير التنفيذي قيادة إدارته بكفاءة.
13- حفظ وتنظيم ملفات وسجلات ووثائق المدير التنفيذي، مع ضمان سهولة الوصول إليها وسريتها.
14- ترتيب الأولويات في حال وجود احتياجات متضاربة، والتعامل مع الأمور بسرعة واستباقية، ومتابعة المشاريع حتى إنجازها بنجاح.
15- المساعدة في تحديد فرص التحسين المستمر لأنظمة وعمليات وممارسات شركة سابيل، مع مراعاة أفضل الممارسات الدولية، وتحسين العمليات المالية، وترشيد التكاليف، ورفع الكفاءة.

الشروط:

1- شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة بالأعمال.
2- حديث التخرج أو خبرة تصل إلى 4 سنوات في وظيفة مماثلة.
3- إتقان اللغة الإنجليزية (كتابةً وتحدثاً).
4- إتقان برامج مايكروسوفت (وورد، إكسل، إلخ).
5- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في استخدام منتجات مايكروسوفت.

نبذه عن الشركة:

­- الشركة الوطنية لإمدادات الحبوب “سابل” هي إحدى شركات مجموعة “سالك” المملوكة بالكامل لصندوق الاستثمارات العامة، وقد أسستها سالك وفقاً لقرار مجلس الوزراء رقم 440 بتاريخ ٢٤ – ٦ – ١٤٤٤ هـ، الموافق ١٧ – ١ – ٢٠٢٣ م المتضمن تحويل المؤسسة العامة للحبوب إلى هيئة باسم الهيئة العامة للأمن الغذائي ونقل الأعمال التشغيلية للصوامع التخزينية بما في ذلك شراء القمح والخزن الاستراتيجي من الهيئة إلى سالك.

طريقة التقديم علي وظائف سابل

من هنا