وظيفة سكرتير تنفيذي في مجلس الضمان الصحي بالرياض دوام كامل

يعلن مجلس الضمان الصحي توفر وظيفة إدارية شاغرة لحملة الدبلوم فأعلى، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

– سكرتير تنفيذي (Executive Secretary).

الشروط:

1- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في تخصص (السكرتارية التنفيذية، الإدارة التنفيذية، إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، اللغة الإنجليزية) أو مجال ذات صلة.
2- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذات صلة.
3- خبرة في إدارة المكاتب ودعم السكرتارية وآداب التعامل.
4- خبرة في برامج مايكروسوفت أوفيس
5- لغة إنجليزية جيدة.

الهدف من الوظيفة:

– مسؤول عن أداء أنشطة دعم السكرتارية مع الحد الأدنى من الإشراف بما في ذلك الاستجابة للمكالمات والاستفسارات ، وتنسيق السفر للأعمال ، وتنسيق الضيافة ، والترحيب بالضيوف ، وتطوير رسائل البريد الإلكتروني ، وجدولة المواعيد ، وحضور الاجتماعات ، وصيانة اللوازم المكتبية لضمان حسن التوقيت وجودة الخدمات.

المسؤوليات الرئيسية:

1- تحديث قاعدة البيانات بدقة مع الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية المطلوبة لأغراض التتبع والمرجعية.
2- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
3- تلقي رسائل الفاكس وتوجيهها ونقلها إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
4- الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل السلطة في الوقت المناسب.
5- تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
6- المساعدة في تنسيق خدمات السفر (التأشيرات والتذاكر والإقامة) للرحلات التجارية بالتنسيق مع الموارد البشرية لضمان حسن التوقيت والفعالية من حيث التكلفة.
7- تنظيم وفرز البريد / البريد السريع ومعلومات المستندات في السجلات للتتبع والأرشفة في مرحلة لاحقة.
8- الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقة الغرفة المخصصة.
9- إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
10- تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الأحداث والخطة الأسبوعية.
11- تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
12- حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة إنجاز الطلبات.
13- ضمان توافر جميع اللوازم المكتبية والقرطاسية في المكتب في جميع الأوقات.
14- تحديث ملحقات المكاتب وأرقام هواتف الموظفين.

نبذة عن الهيئة:

– مجلس الضمان الصحي التعاوني، هيئة حكومية مستقلة أنشئت بقرار مجلس الوزراء الموقر رقم 71 وتاريخ 1420/04/27هـ الموافق 1999/08/11م، للإشراف على تطبيق نظام الضمان الصحي التعاوني.

للتقديم ترسل السيرة الذاتية بعنوان الوظيفة على البريد الإلكتروني التالي:

[email protected]

المصدر (من هنا)