وظيفة مساعد تنفيذي في شركة أمجن العالمية للأدوية بالرياض دوام كامل جديد

تعلن شركة أمجن العالمية للأدوية عن توفر وظائف شاغرة لحملة البكالوريوس، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

مساعد تنفيذي (Executive Assistant).

وصف الوظيفة:

1- يُعدّ المساعد التنفيذي شريكًا تجاريًا موثوقًا به للمدير العام، حيث يُقدّم دعمًا تنفيذيًا وإداريًا رفيع المستوى لتمكين القيادة الفعّالة وتنفيذ أولويات الشركة التابعة. تشمل مسؤوليات هذا الدور إدارة مكتب المدير العام، وتنسيق أنشطة القيادة، وتسهيل التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وضمان التنفيذ الفعّال للمبادرات الاستراتيجية.

2- يدعم المساعد التنفيذي فريق القيادة السعودي من خلال تنسيق الاجتماعات، ومتابعة الإجراءات، وإعداد المراسلات التنفيذية، وتنظيم فعاليات القيادة، والالتزام بأعلى معايير المهنية والسرية والامتثال. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وحُسن تقدير، والقدرة على العمل باستقلالية في بيئة عمل دولية سريعة الوتيرة.

المسؤوليات الرئيسية

1- العمل كنقطة اتصال رئيسية للمدير العام، وتقديم دعم تنفيذي وإداري استباقي.
2- إدارة جدول أعمال المدير العام، وترتيبات سفره، واجتماعاته، ومراسلاته، وأولوياته اليومية.
3- ممارسة حُسن التقدير في إدارة المعلومات التجارية السرية والحساسة.
4- توقع احتياجات المدير العام وحل المشكلات الإدارية والتشغيلية بشكل استباقي.
5- تنسيق اجتماعات فريق القيادة السعودي، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال، والترتيبات اللوجستية للاجتماعات، وإعداد الوثائق، ومتابعة الإجراءات.
6- تسجيل نتائج الاجتماعات ومتابعتها، وضمان المتابعة في الوقت المناسب وإنجاز الإجراءات المتفق عليها.
7- دعم جلسات تخطيط القيادة والمبادرات الاستراتيجية.
8- تنسيق التفاعلات مع فرق القيادة الإقليمية والعالمية والمتعددة الوظائف.
9- بناء علاقات عمل فعّالة مع أصحاب المصلحة الداخليين وشركاء الأعمال الخارجيين.
10- ضمان التواصل والمتابعة في الوقت المناسب بشأن مسائل العمل الرئيسية.
11- صياغة المراسلات التنفيذية والإعلانات والعروض التقديمية والخطابات وغيرها من مواد التواصل نيابةً عن المدير العام.
12- إعداد عروض تقديمية وتقارير عالية الجودة لاجتماعات القيادة ومراجعات الأعمال.
13- تنسيق اتصالات الشركات التابعة الرئيسية مع الحفاظ على التناسق مع رسائل الشركة.
14- تخطيط وتنسيق اجتماعات القيادة، والاجتماعات العامة، واجتماعات الدورات، وفعاليات الشركات التابعة، والاجتماعات الخارجية، وزيارات القيادة العليا.
15- إدارة الترتيبات اللوجستية للفعاليات، ومواد الاجتماعات، وترتيبات السفر، والإقامة، والمتابعة بعد الفعالية.
16- ضمان سلاسة تنفيذ زيارات المديرين التنفيذيين ومشاركات القيادة. تنسيق المشاريع
17- دعم مبادرات الشركات التابعة متعددة الوظائف من خلال تنسيق الأنشطة، ومراقبة الجداول الزمنية، ومتابعة تسليم المخرجات.
18- تتبع مراحل المشروع وضمان إنجاز بنود العمل في الوقت المحدد.
19- المساعدة في إعداد تحديثات المشروع وتقارير الحالة للإدارة العليا.
20- إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق التجارية باستخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.
21- الحفاظ على سجلات إلكترونية وورقية منظمة وفقًا لمعايير الشركة.
22- دعم إدارة الميزانية، وأنشطة المشتريات، وغيرها من العمليات الإدارية حسب الحاجة.
23- البحث المستمر عن فرص لتحسين العمليات الإدارية والكفاءة التشغيلية.
24- التعامل مع المعلومات السرية بأعلى درجات السرية والمهنية.
25- ضمان امتثال جميع الأنشطة لمدونة قواعد السلوك وسياسات وإجراءات شركة أمجن واللوائح المحلية المعمول بها.
26- تعزيز ثقافة النزاهة والأخلاق والامتثال في جميع التعاملات التجارية.

الشروط:

1- بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
2- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دعم كبار المديرين التنفيذيين، ويفضل أن تكون في مؤسسة متعددة الجنسيات.
3- مهارات تواصل ممتازة شفهيًا وكتابيًا باللغتين الإنجليزية والعربية.
4- مهارات دعم تنفيذي وإدارة علاقات قوية مع أصحاب المصلحة.
5- قدرات تنظيمية وتخطيطية وإدارة وقت ممتازة.
6- قدرات تحليلية وحل مشكلات وإدارة مهام متعددة قوية.
7- القدرة على تحديد أولويات المتطلبات المتنافسة والعمل باستقلالية مع الحد الأدنى من الإشراف.
8- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية والتكتم.
9- مهارات تنسيق ومتابعة مشاريع قوية.
10- إتقان متقدم لبرامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، وأوتلوك).
11- إتقان استخدام مايكروسوفت تيمز وشيربوينت.
12- مهارات قوية في إعداد العروض التقديمية والكتابة التجارية.
13- يُظهر عقلية استباقية، ودقة في التفاصيل، وقابلية للتكيف، والتزامًا بالتطوير المستمر.

نبذة عن الشركة:

– أمجن ‏وهي مختصر للاسم السابق (Applied Molecular Genetics Inc) هي شركة مستحضرات دوائية حيوية أمريكية متعددة الجنسيات، ويوجد مقرها في ثوسند أوكس، كاليفورنيا.

طريقة التقديم في وظائف شركة أمجن للمستحضرات الدوائية:

من هنا