وظيفة مساعد اداري في برنامج خدمة ضيوف الرحمن بجدة دوام كامل

وظائف برنامج خدمة ضيوف الرحمن

يعلن برنامج خدمة ضيوف الرحمن عن توفر وظيفة إدارية لحملة البكالوريوس بدون شرط الخبرة بمسمي مساعد اداري تنفيذي Executive Admin Assistant، وذلك للعمل في محافظة جدة وفق الشروط التالية:

الشروط:

– درجة البكالوريوس في تخصص إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

– لا يشترط الخبرة السابقة.

– إجادة استخدام الحاسب الآلي وخصوصاً برامج شركة مايكروسوفت (أوفيس).

– إجادة اللغة الإنجليزية.

– مهارات العرض.

وصف الوظيفة:

– لإدارة ومراقبة تدفق المعلومات التي تتلقاها السلطة التنفيذية وأداء الخدمات الإدارية والدعم لمكتب السلطة التنفيذية.

المسؤوليات الرئيسية:

● إدارة المعاملات المالية المتعلقة بالسلطة التنفيذية بما في ذلك العضوية والاجتماعات والندوات وتكاليف السفر.

● متابعة المدفوعات.

● مراقبة المصروفات النثرية عند الاقتضاء.

● فحص وتسجيل الفواتير والمقبوضات ورصد التقدم.

● مراقبة ميزانية المكتب التنفيذي والإبلاغ عن أي قيود.

● تلبية طلب الزوار (بما في ذلك الترحيب والمغادرة) بطريقة مناسبة وفي الوقت المناسب.

● التصرف بشكل استباقي عند التعامل مع الزوار من خلال توقع الاحتياجات.

● تسجيل خطط الزيارات للمديرين التنفيذيين وضيوف برنامج خدمة ضيوف الرحمن حسب البروتوكولات.

● تحقق من وجود أخطاء عندما يكون ذلك ممكنًا قبل نقل الوثائق.

● التأكد من تسجيل بيانات البائع والفواتير ومحاسبتها بشكل صحيح.

● تسجيل ونقل جميع مشكلات وشكاوى الموردين والبائعين ، كما تم استلامها.

● تصعيد مشاكل البائع عند الاقتضاء.

● تقديم الدعم المطلوب لأعضاء الفريق والزملاء.

● إدارة الوقت بكفاءة وفعالية.

● التنسيق مع موظفي الدعم في العمل المعتمد على المشروع.

● ابق على علم بالأخبار الحالية ذات الصلة والتواصل مع أعضاء الفريق عبر أدوات الاتصال المقدمة.

● يدير ويحافظ على التقويم التنفيذي بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات الداخلية / الخارجية بالتوافق مع الفرق الداخلية وقسم الاتصالات وجمع أي معلومات مطلوبة.

● يأخذ محضر الاجتماع وتوزيعها على الحضور.

● تخطط لزيارات الضيوف البارزين حسب البروتوكول للضيوف المهمين وتسهيل الخدمات اللوجستية المطلوبة.

● يعد لوحة القيادة للسلطة التنفيذية بالتنسيق مع الإدارات اللازمة.

● المساعدة في تبسيط عمليات وإدارة المكاتب التنفيذية على أساس الأهداف قصيرة المدى وطويلة الأجل للسلطة التنفيذية.

● إجراء البحوث عند الحاجة للتحضير للعروض التقديمية الخارجية أو الداخلية.

● يتلقى الأسئلة والاستفسارات الموجهة إلى السلطة التنفيذية ويعمل كحلقة وصل مع الموظفين الداخليين على جميع المستويات.

● تشارك بشكل استباقي وتتخذ قرارات في حل القضايا الروتينية والأساسية.

● التحكم والالتزام بنظام المراسلات والتقرير الدوري فيما يتعلق بجميع المراسلات والمهام اليومية والتحديثات والتطورات ذات الصلة.

● تطوير وتوليد جميع التقارير والإعلانات المطلوبة للسلطة التنفيذية وضمان دقة المعلومات.

نبذة عن البرنامج:

– برنامج خدمة ضيوف الرحمن هو أحد برامج رؤية المملكة العربية السعودية 2030 والتي تم الإعلان عنها في شهر مايو لعام 2017م، ويتبع مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية، ويسعى البرنامج في المقام الأول إلى زيادة عدد المعتمرين على أكمل وجه وإثراء تجربتهم في بيئة تعظم الاستفادة من التقنيات الحديثة وجاذبة للمستثمرين.

طريقة التقديم في وظائف برنامج خدمة ضيوف الرحمن:

من هنا