وظيفة مساعد إداري في منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة (فاو) بالرياض دوام كامل

تعلن منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة (الفاو) توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة البكالوريوس، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

– مساعد إداري (Administrative Assistant).

الشروط:

1- أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.
2- درجة البكالوريوس في في أي فرع من فروع (الزراعة، دراسات التنمية، العلوم السياسية، الاقتصاد، العلوم الاجتماعية، إدارة الأعمال) أو أي مجال آخر ذي صلة.
3- خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجال ذي صلة.
4- مهارات الكتابة عالية الجودة باللغتين الإنجليزية والعربية.

المسؤوليات:

1- الاحتفاظ بالسجلات المالية وأنظمة المراقبة للمكتب. الاحتفاظ بحسابات السلف ، تسوية النفقات والأرصدة والمدفوعات والبيانات والبيانات الأخرى للمعاملات والتقارير اليومية ؛ إدارة المصروفات النثرية للمكتب القطري ؛ مراقبة حسابات المشروع والبرنامج التي تم تعيين المسؤولية عنها.
2- إعداد المراسلات ذات الطابع الإداري والمالي ؛ مسودة المراسلات للتحقق من البيانات والإجابة على الاستفسارات والحصول على معلومات إضافية حول المعاملات والأمور المالية ، حسب الاقتضاء.
3- الاحتفاظ بسجلات تفصيلية لتقديرات الموازنة والالتزامات والأرصدة المتاحة ؛ المشاركة في توحيد مقترحات الميزانية ؛ إعداد البيانات المالية لتقديرات الميزانية والتخطيط المالي.
4- تقديم تقارير عن أداء الميزانية لحسابات المكتب ، وإذا لزم الأمر ، حسابات المشروع ؛ تقرير الاختلافات من الميزانيات.
5- الاحتفاظ بسجلات الجرد المحلية مع المسؤولية عن التسجيل السليم للأصول وصيانتها وحمايتها.
6- الحفاظ على نظام حفظ المستندات الإدارية والمالية.
7- مراقبة استلام المساهمات الحكومية ونقل ملكية أجهزة المنظمة.
8- دعم تبسيط الإجراءات والممارسات وإدخال تقنيات المعلومات الجديدة إلى المكتب.
9- دعم إدارة الأفراد والمعدات.
10- توفير وتنسيق الاتصالات والمعلومات والوثائق وعمليات الدعم الإداري والبروتوكول للمكتب.
11- استقبال المراسلات والوثائق الواردة والصادرة من فرق المشاريع وفحصها وحفظها وتوزيعها وصياغتها وتنسيقها ومراقبتها.
12- مراجعة المراسلات والوثائق الصادرة للتأكد من صحة الشكل والنحو والتهجئة والتوافق مع سياسات وإجراءات منظمة الأغذية والزراعة والقطر ؛ الحفاظ على نظام المتابعة.
13- فحص ووضع البريد الإلكتروني والاستفسارات لفريق المشروع ؛ إحالة الأمور غير المتكررة والمسائل الصعبة إلى الوحدات المعنية.
14- الحفاظ على السيطرة على السجلات والملفات ؛ متابعة المواعيد النهائية مع فريق المشروع.
15- تحديث قوائم جهات الاتصال والاجتماعات في المكتب بما في ذلك جداول البيانات والملفات وقواعد البيانات ؛ تزويد السجل بالملفات الرئيسية التي تحتوي على المستندات الأساسية.
16- الاحتفاظ بسجلات عن سياسات وإجراءات وممارسات الدعم الإداري والمكتبي في كل من النسخ المطبوعة والإلكترونية.
17- تنسيق الاجتماعات والفعاليات التي تُعقد داخل المكتب أو خارجه ، بما في ذلك توفير مرافق الاجتماعات ، والمعدات ، وتقديم الطعام ، وعمل ترتيبات السفر ، وتنسيق الخدمات اللوجستية ، وإعداد المراسلات ، وتجميع الوثائق للمشاركين.
18- أخذ دقائق في الاجتماعات الداخلية و / أو الرسمية ، وتتبع الإجراءات وقم بتعميم المراسلات ذات الصلة بين الأطراف ذات الصلة.
19- إدارة جدول السائقين والتحكم في المركبات.

نبذه عن المنظمة:

– منظمة الأغذية والزراعة (Food and Agriculture Organization)‏ كما تعرف باسم فاو نسبة إلى الاختصار (FAO)‏ هي منظمة متخصصة تابعة للأمم المتحدة تقود الجهود الدولية للقضاء على الجوع في العالم. ويقوم بإدارتها حالياً شو دونيو. تقوم الفاو بخدمة الدول المتقدمة والدول النامية على حد سواء. تعمل منظمة الأغذية والزراعة منتدى محايدا حيث تتقابل الأمم كلها على أساس الند للند لمفاوضة الاتفاقيات وسياسات المناقشة. وتعتبر الفاو أيضا مصدرا للمعرفة والمعلومات الدقيقة وتقوم بمساعدة البلدان النامية والبلدان في مرحلة التطور على تطوير وتحسين ممارسات الزراعة والغابات ومصايد الأسماك، كافلة بذلك التغذية الجيدة والأمن الغذائي للجميع.

طريقة التقديم في وظائف منظمة الأغذية والزراعة (فاو):

من هنا