وظيفة سكرتير تنفيذي في جدة دوام كامل

وظائف جدة اليوم

تعلن شركة في جدة وظائف ادارية شاغرة بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي للعمل وفق الشروط والتفاصيل التالية:

شروط التقديم:

المستوى المهني: مبتدئ الخبرة
عدد سنوات الخبرة: الحد الأدنى: 1 الحد الأقصى: 3
الشهادة: بكالوريوس/ دبلوم عالي
العمر: الحد الأدنى: 22 الحد الأقصى: 33

وصف الوظيفة:
– القيام باستقبال كافة المعاملات المعنية وتجهيزها له وتبويب وفلترة المعاملات
– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرية الخاصة
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا
– إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
– تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاصة بالرئيس التنفيذى
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي بشكل يضمن سلامتها وسرعة إستدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس والبريد الالكتروني الوارد باسم الرئيس التنفيذي و عرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكترونى و فهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الرئيس التنفيذي و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها
– التحضير للإجتماعات الخاصة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
– مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
– إستقبال و إجراء الإتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام الهواتف و العناوين
– تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الرئيس التنفيذى و متابعة قرار الرئيس التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
– تنظيم رحلات العمل والرحلات الخاصة للرئيس التنفيذي
– كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير مكتب الرئيس التنفيذي

المهارات:
– اللغة العربية / بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
– اللغة الإنجليزية / جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
– حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق
– تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر
– التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
– التعامل مع برنامج بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
– التعامل مع برنامج (Outlook Express)
– التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
– التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
– التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
– مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
– مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
– المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
– إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

طريقة التقديم:

من هنا