مجموعة شاهيني وظائف ادارية رجال و نساء في الرياض وجدة دوام كامل

الغرض الرئيسي للوظيفة:

استقبال جميع الزوار والمكالمات الداخلة إلى الشركة عن طريق الاشراف على منطقة الاستقبال واتباع سياسة استقبال المكالمات والزوار ليمثل الشركة بشكل إيجابي ومما يعكس ويجسد احترافية الشركة.

المهام و المسؤوليات الأساسية:

مساعد إداري :

• الاشراف على ترتيبات المطلوبة لفعاليات الفرع من دورات تدريب ، احتفالات ، واجتماعات من حيث طلبات شراء المأكولات ، ترتيب المكان المخصص للفعالية من مستلزمات من خلال التنسيق مع الجهة المختصة وذلك لتضمن تقديم الخدمة بمستوى عالي من الجودة.
• الاشراف على طلبات المطبوعات من خلال استقبال الطلبات والتنسيق مع قسم المشتريات لنتمكن من تحسين آلية الطلبات حسب سياسة الشركة.
• مساعدة الأقسام بترتيب مواعيد ضيوف الشركة باحترافية عن طريق عمل مكالمات والاتفاق على موعد، ارسال موقع المكتب بالبريد الالكتروني وتثبيت الموعد مع الاشخاص المعنيين لتقديم الدعم للأقسام.
• متابعة الحضور والغياب للفرع عن طريق مراقبة تقارير البصمة اليومية وتسليم تقرير أسبوعي لمسؤول الإدارة لدى الفرع لضبط حضور الموظفين.
• تقديم طلبات الشراء لمستلزمات الفرع من قرطاسية ، مواد تنظيف واحتياجات المطبخ عن طريق متابعة المحتوى وتقديم طلبات الشراء لموافقة مسؤول الفرع الإداري للضمان توفر الكمية المطلوبة من مستلزمات الفرع في جميع الأوقات.
• تنسيق طلبات السفر من تذاكر ، فنادق ، مواصلات ، .. الخ بالتواصل مع شركات الطيران المعتمدة لدى الشركة وذلك لتنظيم تقديم الطلبات بين الأقسام بما يتوافق مع متطلبات العمل.
• أية أمور أخرى يتطلبها المدير المباشر .

الاستقبال

• استقبال الزوار لدى الشركة بشكل احترافي وذلك بترحيبهم وتوصيلهم للجهة المعنية دون تأخير ليمثل الشركة بطريقة تعكس القيم والاحترافية.
• الإشراف على تعبئة نماذج طلب وظيفة من الزوار عن طريق توفير نماذج طلب توظيف والتأكد من إرفاق الأوراق الثبوتية اللازمة قبل تسليمها لدائرة الموارد البشرية لكي نحتفظ بأرشيف الطلبات ليقوم قسم التوظيف بعد ذلك بالتواصل مع مقدمي الطلب.
• تنظيم المكالمات الصادرة والواردة بإعادة توجيه المكالمات للأشخاص المعنية أو الرد على استفسارات المتصلين لسلاسة التواصل وتمثيل الشركة على أحسن وجه.
• تنسيق الجدول الزمني لحجز غرف الاجتماعات عن طريق متابعة الحجوزات في برنامج MS outlook وتوفير الأدوات اللازمة للاجتماع إن طلبت وذلك لمنع أي تكررات في الحجز وتوفير اللازم للموظفين.
• استلام وتوزيع البريد الصادر والوارد عن طريق التنسيق مع المراسلين بالإضافة إلى شركات الشحن ومراجعة الفواتير الشهرية لمطابقتها للتأكد من سير العمل بشكل منظم وسريع.
• إصدار وتحديث قائمة التحويلات والهواتف للموظفين بجميع الفروع وتوزيعها بالتنسيق مع إدارة الحاسب الآلي والفروع الأخرى لجمع المعلومات لتسهيل عملية الاتصال بين الموظفين.
• الاشراف على نظافة الفرع من مكاتبها ، غرف الاجتماعات ومرافقها من خلال الإشراف على عاملي التنظيف للحفاظ على شكل وجودة الشركة لمستخدميها وزوارها حسب سياسة الصحة والسلامة لدى الشركة.
• إصدار بطاقات دخول المكاتب (access cards) للموظفين بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات للتسجيل الحضور والانصراف بشكل نظامي.
• إصدرا بطاقات العمل (business cards) بالترتيب مع منسقي الموارد البشرية لاستلام الطلبات والتآكد من محتويات البطاقات.

المتطلبات المهارية: 

ان يكون لديه مهارات الادارة

القدرة على تحديد اولويات العمل و ادارة الوقت

اللباقة في المظهر ومهارات الاتصال

القدرة على التعامل مع افراد ذوي ثقافات مختلفة

القدرة على العمل ضمن فريق وبإنفراد

التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى

القدرة على تحمل ضغط العمل