وظيفة مساعد تنفيذي في شركة جلاكسو سميث كلاين للأدوية بجدة دوام كامل

تعلن شركة جلاكسو سميث كلاين (GSK) عن توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة البكالوريوس بمسمي وظيفة مساعد تنفيذي، للعمل بالشركة في محافظة جدة وفق الشروط التالية:

المسمى الوظيفي:

– مساعد تنفيذي (Executive Assistant).

الشروط:

1- أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.
2- درجة البكالوريوس في تخصص إدارة الأعمال أو القانون أو ما يعادلهم.
3- خبرة إدارية لا تقل عن سنتين في تقديم التقارير إلى الإدارة العليا.
4- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابةً).
5- إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس

الهدف من الوظيفة:

– توفير الدعم الإداري والمساعدة لمدير الموقع بما في ذلك القدرة على العمل بمبادرة خاصة ، والتعامل مع المعلومات السرية الحساسة للشركة والموظفين
– إدارة فعاليات الموقع وورش العمل (الداخلية والخارجية).

مسؤوليات المساعد التنفيذي:

● توفير دعم إداري استباقي شامل لمديري الموقع بما في ذلك إدارة اليوميات المعقدة.
● إدارة عملية المصروفات الخاصة وكذلك عملية أوامر الشراء للقسم.
● تحمل المسؤولية الكاملة عن التشغيل السلس لزيارات كبار الشخصيات وقاعات المدن وأحداث المكافآت والتقدير وأحداث الموقع وورش العمل.
● تنظيم جميع رحلات السفر والخدمات اللوجستية بما يتماشى مع السياسة ، بما في ذلك التعامل مع متطلبات التأشيرة قبل السفر الدولي.
● تنظيم اجتماعات القيادة وجهًا لوجه واجتماعات رئيسية أخرى لضمان توفير الخدمات اللوجستية ، مثل المؤتمرات الافتراضية ، واجتماعات الفرق ، وحجز المساعدة السمعية والبصرية ، والمرطبات (عند الاقتضاء) ، ودعم تطوير جداول أعمال الاجتماعات وإنشاء الوثائق الرئيسية
● الاحتفاظ بقوائم توزيع الإدارات المحلية / المركزية لدعم الامتثال لمراجعة الحسابات
● تقديم المساعدة أيضاً إلي الموظفين الآخرين في الموقع ، وتبادل المعلومات والمساهمة في التحسين المستمر واتساق أساليب العمل.
● العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين.
● التأكد من أن العملية والمستندات في مكانها قبل السفر الدولي
● التفاعل مع مرافق الموقع للإصلاحات المكتبية والتحسينات ورفع مكالمات مكتب المساعدة والتعامل مع أي قضايا أخرى تتعلق بالمسؤولية
● التيسير والتنسيق والاتصال بالموظفين الرئيسيين لإعداد وتخطيط الإدارة للاستعداد للتدقيق.
● حضور وكتابة فريق القيادة الشهرية شهريًا وأي اجتماعات أخرى عند الضرورة
● دعم مدير الموقع في كتابة / صياغة الاتصالات / الإعلانات الداخلية
● تنفيذ مشاريع محددة ، مثل دعم الإدارة والاتصالات
● تتبع نفقات السفر والاتصل بقسم الشؤون المالية للمتابعة
● تقديم دعم الترجمة الإنجليزية / العربية عند الحاجة
● مسؤول عن ختم الشركة للوثائق الرسمية والتصديق من غرف جدة
● الاحتفاظ بنسخة للموقع الرسمي والمستند القانوني كنسخة لاحتياجات العمل
● مسؤول عن إصدار خطابات الدعوة.
● التخطيط والمشاركة في إنشاء وتحرير ونشر محتوى رقمي رائع عبر قنواتنا
● شراكة مع زملاء الاتصالات العالمية
● قيادة التنفيذ المناسب لنشاط مكان العمل لتعزيز المشاركة مع المحتوى الخاص بنا بين جماهيرنا الحالية
● ضمان مراقبة وسائل الإعلام التقليدية والجديدة وعملية إعداد التقارير لضمان أن يكون لدى الشركة فهم كامل للتغطية الإعلامية والتأثير عبر الموقع.
● شريك تجاري مع فريق قيادة الموقع في تطوير اتصالات استباقية
● يؤدي تسليم خطط الاتصالات الفعالة والتغيير
● لبناء شركة جلاكسو سميث كلاين كصاحب عمل مفضل من خلال الاتصالات الداخلية الفعالة التي توفر مستويات عالية من فهم الموظفين ومشاركتهم ، وضمان تنفيذ الخطط لتحفيز الموظفين بشكل إيجابي ، وزيادة فهمهم ومواءمتهم مع إستراتيجية أعمال شركة جلاكسو سميث كلاين ، وتعزيز قيم شركة جلاكسو سميث كلاين وسلوكياتها وتحسين اثنين منهم الاتصالات -way
● قُد واتبع نهجًا عمليًا عند الضرورة لتنظيم الاتصالات وجهًا لوجه مع الموظفين وأصحاب المصلحة الرئيسيين مثل الدردشة والقهوة ومقرات المدينة وإعداد العروض التقديمية والخطب والمحتويات الأخرى لزيادة مشاركة فرق القيادة مع الأعمال.
● إشراك الأشخاص وإلهامهم باستخدام أدوات شركة جلاكسو سميث كلاين والعلامات التجارية.
● تحديث العلامة التجارية للموقع.
● التأكد من قيادة القادة للتغيير وتطبيق خطة الاتصال.
● مراقبة الأداء والسلوك أثناء الدردشة والقهوة وقاعات المدينة
● العمل مع فريق المشاركة لتحسين الروح والأداء
● الدعم باستخدام أدوات الاتصال لإنشاء برامج البيئة والصحة والسلامة وتنفيذها وإدارتها وتحسينها باستمرار لضمان امتثال أنشطة الشركة لمعيار EHS شركة جلاكسو سميث كلاين.

نبذة عن الشركة:

– جلاكسو سميث كلاين ‏اختصارا هي شركة أدوية بريطانية عالمية، تقوم بالابحاث البيولوجية وإنتاج اللقاحات والأدوية الصحية الاستهلاكية، مقرها في مدينة لندن في المملكة المتحدة.

طريقة التقديم في وظائف شركة جلاكسو سميث كلاين للأدوية:

من هنا