وظيفة مساعد تنفيذي في هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية بالرياض دوام كامل

وظائف هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية

تعلن هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية عن توفر وظائف إدارية شاغرة لحملة الدبلوم فأعلي بمسمي وظيفة مساعد تنفيذي Executive Assistant، وذلك للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

الشروط:
– درجة الدبلوم فأعلي في تخصص إدارة المكاتب ، إدارة عامة أو تخصص ذو صلة.
– خبرة مناسبة في المجال الإداري.
– مهارات كتابة ومراجعة المستندات.
– مهارات جمع وتحليل البيانات.

مهارات:
– الكفاءة التقنية
– إدارة العلاقات
– كتابة ومراجعة المستندات
– التنظيم والجدولة
– الأرشفة والتوثيق
– جمع وتحليل البيانات
– تصميم العروض التقديمية

الغرض من الوظيفة:

– تقديم الدعم والخدمات التنفيذية والإدارية والكتابية لمكتب الرئيس ، والتي تغطي مجموعة من الأنشطة بما في ذلك إدارة المراسلات ، وترتيب الاجتماعات ، وحجز ترتيبات السفر ، وإعداد وثائق المكتب ، إلخ.

مهام الوظيفة:

– تقديم مجموعة من خدمات المساعدة الإدارية إلى الرئيس ، بما في ذلك إدارة التقويم ، وإدارة البريد ، وصياغة المراسلات الروتينية ، والرد على المكالمات الهاتفية ، وما إلى ذلك.

– تطوير وتحديث وثائق مكتب الرئيس ، مثل الفواتير والتقارير والمذكرات وأدلة وإجراءات المكتب وقوائم الهاتف والقوائم البريدية ، وما إلى ذلك ، من خلال إجراء البحوث ذات الصلة وجمع البيانات من أدوات ومصادر مختلفة.

– المساعدة في تنسيق وتحرير وتصحيح المستندات والمنشورات لاستهلاك الرئيس.

– إنشاء والحفاظ على إدارة فعالة للسجلات وعمليات استرجاع الوثائق ، مما يتيح سهولة الوصول إلى المعلومات لرئيس مجلس الإدارة.

– تأكد من أن المعلومات الحساسة والسرية تدار بشكل مناسب ، عن طريق وضع ضوابط مناسبة للوصول ، وتأمين المستندات السرية في خزائن مقفلة ، واستخدام صناديق نفايات وتقطيع محددة للتخلص من المعلومات.

– إدارة تشغيل وصيانة المعدات المكتبية من خلال استكمال متطلبات الصيانة الوقائية ؛ الدعوة إلى إصلاح وصيانة مخزون المعدات وتقييم معدات جديدة للشراء.

– الحفاظ على المخزون المناسب من اللوازم المكتبية ، عن طريق التحقق بانتظام من مستويات المخزون ، وتوقع الإمدادات اللازمة ، ووضع وتسريع أوامر الإمدادات ، والتحقق من استلام اللوازم.

– تقديم الدعم في تنسيق ترتيبات السفر والجداول الزمنية لرئيس مجلس الإدارة لضمان السفر في الوقت المناسب دقيقة ومريحة.

– المساعدة التنفيذية ودعم إدارة الاجتماعات

– تنظيم سفر رجال الأعمال لرئيس مجلس الإدارة ، بما في ذلك إجراء حجوزات الطيران والفنادق ، وتقديم طلبات التأشيرة ، وإدارة مطالبات النفقات.

– المساعدة في تنظيم الاجتماعات التي يحضرها الرئيس ، بما في ذلك إدارة حجوزات الغرف ، واتخاذ ترتيبات المطاعم ، وإعداد قوائم المشاركين والحفاظ عليها ، وإعداد مواد الاجتماعات المطلوبة.

– السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات والمعايير والتقارير

– اتبع جميع السياسات والعمليات الوظيفية وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

– المساعدة في إعداد تقارير دقيقة ودقيقة ومخرجات وظيفية لتلبية المتطلبات الوظيفية من أجل تحقيق الكفاءة المرغوبة وتميز الأداء.

– أداء أي مهام وواجبات أخرى ذات صلة حسب التوجيهات.

نبذة عن الهيئة:
– هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية تأسست عام 2018م، وتهدف الهيئة إلى تنمية المحتوى المحلي بجميع مكوناته على مستوى الاقتصاد الوطني، والارتقاء بأعمال المشتريات الحكومية ومتابعتها، لتحقيق الأهداف التنموية والمالية حسب الرؤى والاستراتيجيات والخطط الوطنية.

طريقة التقديم في وظائف هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية:

من هنا