وظيفة سكرتير تنفيذي بمستشفى الملك عبدالله الجامعي دوام كامل

مستشفى الملك عبدالله الجامعي وظائف ادارية للنساء والرجال

أعلنت مستشفى الملك عبدالله الجامعي وظائف نسائية ورجالية في الرياض بمسمي (وظيفة سكرتير تنفيذي ثاني) للرجال أو النساء من حملة الدبلوم أو البكالوريوس على النحو التالي:

ملخص الوصف الوظيفي:

توفير خدمات المساندة الإدارية والسكرتارية في القسم وصياغة الرسائل والتقارير باللغتين (العربية والإنجليزية) بالإضافة إلى الحفاظ على نظام الملفات وحضور الاجتماعات وتسجيل بنودها حسب المطلوب.

الشروط والمتطلبات:

– أن يكون المتقدم سعودي الجنسية.
– حاصل على دبلوم في تخصص إدارة المستشفيات أو السكرتارية أو ما يعادلهم مع خبرة 8 سنوات.
– أو البكالوريوس في تخصص (إدارة الأعمال، إدارة المستشفيات) مع خبرة سنتين.
– مهارات تواصل كتابية وشفوية باللغة الإنجليزية والعربية.
– إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس.
– معرفة بإجراءات المكتب العامة.
– القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
– القدرة على التعامل مع المعدات المكتبية بما في ذلك آلات التصوير وأجهزة الفاكس.
– مهارات في صياغة وكتابة المراسلات المهنية.

التقديم متاح حالياً في موعد أقصاه الخميس 1440/8/13هـ (الموافق 2019/04/18م).

طريقة التقديم في وظائف مستشفى الملك عبدالله الجامعي: هنا

وصف الوظيفة باللغة الإنجليزية:

الوصف الوظيفي

Qualification and Experience

(2) Years Diploma in Hospital Administration Secretarial Studies or any other related filed, with 8 years of experience.

Preferred: Bachelor degree in Hospital Administration, Business Administration or a degree in a related field, with 2 years of experience.

Key Roles and Responsibilities

• Provides a comprehensive administrative and secretarial service in the Executive Division.
• Maintains confidentiality of all sensitive information at all times.
• Develops and maintains departmental filing system. Maintains an accurate suspense file system and liaises with individuals to determine action.
• Reviews all incoming communications in the assigned department and prioritizes as appropriate.
• Responsible for effective communication, both oral and written, to and from the assigned Executive Director of the Division.
• Ability to draft letters and reports on behalf of the assigned Executive Division, to a high standard of English.
• Takes dictation and/or transcription. Types and distributes correspondence and reports.
• Manages and coordinates the filing system to ensure the smooth running of the office. Sets up and maintains office administration systems.
• Coordinates all communication, documentation, venue bookings and refreshments with regard to meetings/committees.
• Attend meetings, taking minutes and follow up action as required.
• Organizes office supplies and repairs to office equipment.
• Trouble-shooting for office equipment malfunctions.
• Assist in providing support and guidance to staff within the assigned Executive Division in all computer systems including the review, proof-reading and formatting of computerized documentation.
• Ability to develop and maintain computerized office systems to deal efficiently with paper flow i.e. Microsoft Access Database.
• Ability to train new secretarial staff in all aspects of their primary duties and responsibilities; cross-train current staff in any new duties or to further their understanding of a specific existing duty.
• Respects patients and their families to promote a patient-centered care culture.
• Participates and support quality improving and patient safety activates as an individual or as part with multidisciplinary teams.
• Perform other duties as assigned or needed.

المهارات

Written and verbal communication skills in English and Arabic. (Intermediate)

Writing and handling business correspondence. (Intermediate)

Ability to organize personal work priorities. (Intermediate)

Filing and updating records. (Advanced)

Knowledge of general office procedures. (Advanced)

Ability to work independently and as part of a team. (Intermediate)

Handling office equipment including copiers and fax machines. (Advanced)

Ability to use Microsoft Office applications. (Intermediate)