وظيفة مساعد تنفيذي في منظمة الامم المتحدة السعودية بالرياض دوام كامل

تعلن منظمة الأمم المتحدة في المملكة العربية السعودية عن توفر وظيفة ادارية لحملة الثانوية فأعلي، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

­- مساعد تنفيذي (EXECUTIVE ASSISTANT).

الشروط:

1- يشترط إتمام شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها. يمكن قبول شهادة جامعية بمجال ذات صلة بدلاً من سنتين من الخبرة المطلوبة. تُعد شهادة إضافية في الخدمات الإدارية، أو المالية، أو المحاسبة، أو التدقيق، أو الموارد البشرية، أو أي مجال ذي صلة ميزة إضافية.
2- يشترط خبرة لا تقل عن سبع (7) سنوات في مجال الإدارة، أو المالية، أو المحاسبة، أو التدقيق، أو الموارد البشرية، أو أي مجال ذي صلة.
3- يشترط إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية.

موقع العمل:

­- مكتب المنسقين المقيمين للأمم المتحدة (RCO) بالرياض، المملكة العربية السعودية.

المسؤوليات الرئيسية:

1- ضمان الأداء الفعال والكفء للمكتب الأمامي للمنسق المقيم مع التركيز على تحقيق النتائج.
2- الحفاظ على تقويم المنسق المقيم وجدول تمثيله، وترتيب المواعيد والاجتماعات للمنسق المقيم، وتوفير تغطية البروتوكول، وضمان التفاصيل اللوجستية لمشاركة المنسق المقيم في الفعاليات، والعمل كمترجم فوري و/أو تدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
3- تنسيق مواد إحاطة عالية الجودة للمنسق المقيم للمواعيد والاجتماعات والفعاليات والبعثات والتأكد من أن جميع المراسلات والوثائق المقدمة إلى المنسق المقيم تتوافق مع معايير وقواعد الأمم المتحدة بما في ذلك التوجيهات، وتنسيق التعليقات نيابة عن المنسق المقيم للتوقيع عليها واتخاذ الإجراءات/المتابعة عند الحاجة.
4- صياغة المراسلات الرئيسية، بما في ذلك المذكرات إلى الملفات ومحاضر الاجتماعات والمذكرات الشفوية، وتوفير الترجمة للمراسلات الرسمية.
5- إدارة سفر المنسق المقيم ومهامه، وإعداد طلبات السفر، وضمان حجوزات الرحلات الجوية وتوفير المعلومات اللوجستية، ومتابعة تقارير الرحلات ومطالبات السفر.
6- الحفاظ على قوائم الاتصال الخاصة بالشركاء رفيعي المستوى ووكالات الأمم المتحدة والسلك الدبلوماسي.
7- المساعدة في تنظيم الفعاليات الرسمية: السفر (حجز الرحلات الجوية وطلب التصاريح الأمنية والترتيبات في المطار وما إلى ذلك) للزوار المحليين والزوار رفيعي المستوى حسب الحاجة.
8- التعاون مع فريق المنسق المقيم، قم بإعداد قوائم التحقق والقوالب للعمليات ذات الصلة (الزيارات رفيعة المستوى وإعداد الاجتماعات وما إلى ذلك).
9- تنسيق أنشطة سائق المنسق المقيم.
10- تقديم جميع الخدمات والدعم المماثل إلى مساعد المنسق المقيم.
11- ضمان تقديم دعم اتصالات فعال للمكتب.
12- الحفاظ على نظام الملفات (في TEAMS/Sharepoint) لضمان حفظ المواد السرية.
13- استخدام نظام الملفات الآلي.
14- فحص المكالمات والمراسلات الواردة إلى المنسق المقيم.
15- دعم تنظيم والتواصل بشأن اجتماعات التنسيق المختلفة، بما في ذلك اجتماعات فريق الأمم المتحدة القطري.
16- المشاركة في تنظيم أيام الأمم المتحدة الرسمية، والفعاليات العامة، والفعاليات المشتركة للأمم المتحدة، وتقديم الدعم الإداري والأمانة لفريق الأمم المتحدة القطري.
17- متابعة المواعيد النهائية، والالتزامات المتعهد بها، والإجراءات المتخذة، وتنسيق جمع التقارير وتقديمها إلى المنسق المقيم. 3. إدارة الموارد البشرية:
18- تقديم الدعم للمنسق المقيم في مسائل مثل الوثائق، والتأشيرات، وترتيبات السفر، والبحث عن منزل ومدارس، وما إلى ذلك.
19- العمل كبديل للمساعد الإداري للمنسق المقيم عند الحاجة لدعم المنسق المقيم في المهام الإدارية اليومية حسب الحاجة، بما في ذلك إدارة العقود، والميزانية والمالية، وإدارة الموارد البشرية.
20- المساعدة في جمع البيانات وتحليلها، بالإضافة إلى إعداد عروض البيانات والتقارير لمشاركة المعلومات، والرد على الاستفسارات، وإدارة المعرفة، والتخطيط، واتخاذ القرارات.
21- المساعدة في التصورات وتحديث المواد الإعلامية مثل صفحات الويب أو الكتيبات.
22- ضمان توثيق المتطلبات والمعلومات الأساسية المستخدمة في تحليل البيانات.
23- أداء مهام أخرى ذات صلة حسب التكليف.

نبذه عن المنظمة:

­- منظمة الأمم المتحدة في المملكة العربية السعودية هي عبارة عن فريق من وكالات وبرامج الأمم المتحدة المتخصصة يعملون معًا لتحقيق أهداف التنمية المستدامة ودعم حقوق الإنسان وتعزيز السلم والأمن الدوليين في المملكة . تُعد المملكة العربية السعودية عضواً مؤسساً في الأمم المتحدة، وتشارك بنشاط في جهود المنظمة العالمية.

طريقة التقديم في وظائف برنامج الأمم المتحدة الإنمائي

من هنا